Singkawang, MC – Fungsi arsip sangat penting bagi organisasi karena arsip bukan hanya sebagai catatan historis, bukan pula hanya menjalankan fungsi dukungan kesekretariatan suatu organisasi pemerintahan saja. Namun merupakan unsur utama dalam upaya membangun pemerintahan modern.
Pernyataan tersebut diungkapkan Kepala Bidang pembinaan, Pengawasan,
Kearsipan dan Sistem Informasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Kalimantan Barat Ruth Eveline, pada Sosialisasi Kearsipan di Lingkungan Pemkot
Singkawang, Selasa (10/9/2019).
Ruth menegaskan bahwa pengelolaan arsip secara tertib dan terpadu merupakan
salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi untuk membangun
pemerintahan modern.
“Tata kelola kearsipan berbasis elektronik menjadi salah satu
indikator penilaian keberhasilan pelaksanaan program SAKIP (Sistem
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan) dan reformasi birokrasi,”
ujar Ruth.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Singkawang
Darnila, mengatakan pihaknya menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Kearsipan
dengan harapan peserta yang terdiri dari para Pengolah Arsip yaitu
sekretaris dan kasubbag Umum dan kepegawaian OPD di Lingkungan Pemkot
Singkawang dapat lebih memahami arti pentingnya arsip dengan lebih baik.
Serta, dapat mengidentifikasi dan menyelamatkan arsip-arsip yang memiliki
nilai strategis yang bersifat permanen. “Arsip merupakan bukti
otentik yang sangat penting, keberadaannya sangat diperlukan pimpinan dalam
mengambil keputusan,” katanya.
Melalui sosialisasi ini diharapkan agar para pengelola arsip yang terdiri
dari para eselon 3 dan 4 di seluruh OPD diharapkan dapat memahami dan mengelola
arsip dengan benar.
Lebih lanjut Darnila menyampaikan selain sosialisasi kearsipan juga akan
dilaksanakan pembinaan teknis pada para eselon IV yang membidangi
kearsipan yang ada di seluruh OPD terkait dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Menurut Darnila pertambahan jumlah arsip/rekod/dokumen dari sebuah
organisasi sejalan dengan keaktifan sebuah organisasi. Organisasi yang aktif
pasti akan menghasilkan dokumen/rekod/dokumen. Pertambahan arsip akan menjadi
masalah bila tidak dikelola dengan baik.
“Oleh karena itu perlu adanya manajemen kearsipan yang benar-benar
dilaksanakan dengan baik dan disiplin,” katanya.
Untuk mengatasi permasalahan yang timbul karena penambahan arsip dan dalam
rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam manajemen kearsipan maka
perlu dan wajib ada program penyusutan arsip.
“Penyusutan arsip ini merupakan tahap akhir dalam daur hidup kearsipan
setelah penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan,” ungkap Darnila.
Dalam rangka melaksanakan program tersebut maka perlu ada pedoman
penyusutan atau Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Dengan JRA ini diharapkan sebuah organisasi/instansi/lembaga pemerintah
maupun swasta dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin,
mudah, dan lancar.
“Selain sosialisasi kearsipan, kami juga akan mengadakan bimbingan
teknis terkait JRA tersebut,” kata Darnila.
MC. Kota Singkawang
